師走が近づくにつれ慌しさが増す中、営業担当なら誰もが直面する年末挨拶。
とりわけ初営業担当として初めて迎える12月、一体いつから挨拶まわりを始めるべきかお困りではないでしょうか。
ここでは年末の挨拶まわりのタイミングやマナーについてご紹介します。
目次
いつからスタート？年末挨拶
一般的に12月の最終週から休暇に入る企業が増えるため、その1週前が年末挨拶の理想の期間となります。
2019年でいえば、12月23日～27日が該当します。
とはいえ、ビジネスマンならこの期間はただでさえ仕事納めで忙しくなる時期であり、さらに挨拶も増える時期。
期間を1週間に限定するとスケジュールはかなりタイトに。
忙しいという理由で断られてしまう可能性も出てきます。
遠方の取引先であったり、普段あまり会う機会がない取引先の場合は12月に入ったタイミングで始めてよいでしょう。
目的は”相手との関係性を深めるきっかけ”にすること
年末の挨拶をする最大の目的は普段会えない人に会うことです。
昨今では儀礼的だと批判の声もありますが、ビジネスは人で成り立つものであり、挨拶はコミュニケーションの入り口です。
関係性の構築なしでは進む話も進みません。
年末の挨拶という大義名分を背負い、日頃あまり対面する機会がない顧客と関係性を深めるきっかけ作りの場として利用しましょう。
アポはとるべき？必須ではないが場合による
年末挨拶に関しては、アポは慣習的に必須ではないとされています。
次に紹介するとおり年末の挨拶は、基本的にはビジネスの話はせず挨拶だけの簡易的な性質であるためです。
ただ以下の場合はアポを取ったほうがよいでしょう。
まずはどうしても年末に挨拶したい取引先の場合です。
今後の関係性の構築や今期にとてもお世話になった担当者など、大事にしたい取引先の場合は、突然の訪問は避けアポを取りましょう。
遠方に出向く場合もアポを取りましょう。
わざわざ時間をかけて訪問するのですから、時間の無駄にならないように最低限の訪問先は確約しておきましょう。
次に上司を伴って挨拶をする場合です。
せっかく訪問しても先方に対応してもらえなければ上司にまで無駄足をとらせてしまいます。
上司が挨拶に同行することが決定した時点で、アポを取っておきましょう。
最後に、先方も忙しい時期であるため、人によってはアポなしでの来社を無礼と捉える場合もあります。
良好な関係だったにも関わらず、マイナスイメージを持たれてしまっては逆効果です。
先方の担当者の性格によってアポを取り無用なトラブルは避けましょう。
またアポを取る際は、「お忙しい時期に申し訳ありません」や、「すぐにおいとましますので」など、相手の時間を気遣うフレーズを使用するのがマナーです。
挨拶の時間はできるだけ短く。5～15分ほどが理想
年末挨拶はビジネスの話をする場ではありません。
あくまでも日頃の感謝の気持ちを伝え、来年以降も良好な関係を築いていきましょうと伝える場です。
進行中のビジネスの懸念事項があっても、あえて話題に出さず、挨拶に終始するのが理想です。
また軽く世間話を挟む方もいますが、延々と続けるのは厳禁です。
相手の貴重な時間を割いてもらっている意識を持ちこちらから早めに切り上げましょう。
特にアポなしの場合は長くても30分以内には必ず終わるようにしましょう。
話の流れとしては
1.この1年の感謝の挨拶
・どんなことにお世話になったのか具体的なエピソードを踏まえて
・取引上の課題はなにか
2.新年に向けての豊富
・次年度はどんなことを目指すのか
3.締めの言葉
・「良いお年を」のように省略せず句読点まではっきりと伝えること
が一般的です。
完結に、丁寧にを心がけましょう。
年始のビジネス機会を狙うのなら、さりげなく次回の打ち合わせ日時を決定すれば良好な新年のスタートへと繋がります。
手土産は必須ではないがあると喜ばれる
年末の挨拶では手土産は必須ではありません。
ただ、持参すると喜ばれる上に、訪問側も手ぶらではないという安心感があります。
会社でカレンダーやタオルなどの用意がある場合は積極的に持参しましょう。
特に、普段関係が深くない取引先への訪問の場合、「カレンダーを持ってきました」と切り出せば訪問の名目にもなりスムーズな挨拶が可能です。
手土産に多く利用されるのは、カレンダー、タオル、ボールペンなどのノベルティや、または菓子折りなどです。
先方が恐縮しない金額と量をで用意しましょう。年末らしさを狙うのなら、カレンダーが最も一般的なアイテムです。
ビジネスにも利用できるので年末挨拶の定番品として親しまれています。
菓子折りの場合は先方の会社の付近で調達せず、賞味期限や先方の人数を考慮するなど気遣いが必要です。
渡す際は紙袋などに入れたままではなく、一度袋から取り出して渡すのがマナーです。
音を立てずに袋から取り出すように注意しましょう。のしの文字が相手に読める向きで渡しましょう。
担当者が不在の場合は名刺を添えて
慌しい時期なので、先方の担当者が不在の場合も多いです。
その場合は挨拶に来社したことがきちんと伝わるよう、
年末の挨拶で訪問した旨の要件の伝言と名刺を残しましょう。
この際にあるとよいのがノベルティなどの手土産です。
名刺だけでは見過ごされてしまう可能性もありますが、手土産があれば圧倒的に伝言される可能性は高まります。
さらにお礼を込めて返答の折り返しの電話を期待できます。
マナーを守ってよりよいビジネス関係に
年末挨拶は日本特有の文化です。
儀礼的で無駄だと切り捨てるのは簡単ですが、マナーをもって実施すれば好感度を上げるチャンスにもなりえます。
せっかくの機会、迷うことなく乗り切って差が付く新年のスタートを切りましょう。
